COMO FAZER O INVENTÁRIO DE UM RESTAURANTE, BAR OU CAFETERIA?

O inventário é a espinha dorsal de um restaurante, bar ou cafeteria. A boa gestão e administração de estoques está diretamente relacionada com a rentabilidade e o sucesso de qualquer estabelecimento do setor de food service. Quando não houver uma gestão de estoque adequada, sem dúvida haverá perdas que podem comprometer a rentabilidade financeira de qualquer negócio no setor gastronômico. Saber gerir o inventário de um restaurante, bar ou café é a chave para os processos operacionais do dia-a-dia e para os objetivos a longo prazo.

Por que é importante uma boa gestão de inventário?

Por natureza, as empresas de food service gastam uma grande parte do seu orçamento operacional na compra de alimentos, bebidas e outros ingredientes necessários para produzir os seus produtos e menu. Manter um registo do inventário do seu restaurante, bar ou cafetaria lhe permite manter um histórico do que está em estoque, onde está armazenado e quando os materiais entram e quando saem.

Este tipo de rastreabilidade é muito importante para controlar a mercadoria, gerar relatórios financeiros e assegurar o funcionamento do estabelecimento. Não ter um estoque suficiente no momento do atendimento ao cliente afeta a reputação do negócio e as vendas. A gestão do inventário de um restaurante, bar ou cafeteria varia de acordo com o seu menu e modelo de funcionamento.

Em geral, independentemente do tipo de negócio, o objetivo de uma boa gestão de inventário é ter sempre os ingredientes necessários disponíveis para todas as encomendas dos clientes durante um dia de serviço. A boa gestão do inventário também ajuda a baixar os custos e a determinar quais os pratos e bebidas que têm a melhor rentabilidade

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Benefícios de uma boa gestão de estoques em um restaurante, bar ou cafeteria

• Garante a existência dos suprimentos necessários para o preparo dos pratos e bebidas do cardápio.
• Permite medir o desempenho financeiro de qualquer negócio, seja ele um restaurante, bar ou cafeteria.
• Rastreabilidade da entrada, saída e estoque de suprimentos.
• Permite determinar a rentabilidade e os custos para cada prato ou bebida.
•  Ajuda a prevenir perdas devido a roubos.
• Permite-lhe calcular o estoque necessário para cada prato ou produto.
• Poupa custos e reduz o desperdício alimentar

Passos básicos para se fazer um inventário de um restaurante, bar ou cafeteria

1. Armazenamento correto de ingredientes e insumos

Em primeiro lugar, é recomendável seguir boas práticas de armazenamento de alimentos. Isto para implementar um sistema de rotação que garante que os ingredientes estão em boas condições, garantindo assim a saúde dos consumidores e minimizando os resíduos.

2. Definir um cronograma e designar os responsáveis

Estabelecer a frequência e a metodologia com que o inventário de um restaurante, bar ou cafeteria deve ser realizado depende da natureza de cada negócio. O ideal, seria um acompanhamento mais frequente dos produtos perecíveis, dos produtos mais consumidos e dos produtos mais caros. Por exemplo, no caso de bares, que costumam servir muitas bebidas, recomenda-se fazer um inventário mais frequente das bebidas mais caras.

De acordo com a natureza de cada negócio, o inventário deve ser realizado semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente e devem ser definidas datas fixas. Da mesma forma, os responsáveis pelo inventário devem ser designados. Para uma correta metodologia no processo de inventário de um restaurante, bar ou estabelecimento no setor gastronômico, é muito importante que o chef ou um de seus assistentes e um responsável da área administrativa estejam presentes.

3. Siga o método PEPS: primeiro a entrar, primeiro a sair.

Para uma gestão adequada do inventário num restaurante, bar ou cafeteria, é essencial organizar a comida de forma que a com a data de validade mais próxima seja sempre utilizada em primeiro lugar. Isto é fundamental para minimizar o desperdício de entrada e uma das chaves para garantir a segurança alimentar. Da mesma forma, é essencial assegurar boas práticas de higiene na indústria alimentar.

4. Crie um modelo de planilha para o inventário do seu restaurante, bar ou cafeteria.

Hoje em dia existem múltiplos softwares e aplicações para gerir o inventário de um restaurante, bar ou cafeteria de uma forma automatizada. Através do sistema POS é possível rastrear o uso do inventário em um restaurante, bar ou cafeteria, no entanto, recomenda-se sempre realizar um inventário manual, pois este tipo de sistema não leva em conta outras fontes de perda, como estrago, desperdício e furto.

A fim de alcançar uma melhor rastreabilidade do inventário, é recomendado desenhar um modelo em uma planilha de fácil utilização para facilitar o processo para os funcionários e o respectivo rastreamento. Este modelo também pode ser usado para alimentar os dados do POS 

É essencial que o modelo inclua os seguintes dados básicos:

• Identificação ou código
• Categoria
• Localização
• Produto
• Unidade
• Quantidade
• Custo unitário
• Valor em inventário

Faça o download do modelo de inventário gratuito para o seu restaurante, bar ou cafetaria.