Cómo aplicar los círculos de calidad en los establecimientos horeca

El círculo de calidad es una metodología de gestión empresarial que se utiliza para mejorar los procesos, encontrar soluciones a problemas en áreas específicas y mejorar los sistemas de gestión de calidad.  Para los establecimientos del canal horeca y la industria de alimentos, implementar la técnica del círculo de calidad resulta de gran utilidad para analizar, evaluar y mejorar los procesos. Sin importar si se trata de una cadena de restaurantes, un hotel, una industria o un restaurante de comida de autor, el círculo de calidad es una herramienta que ayuda a entender mejor los problemas y a encontrar soluciones innovadoras. 

¿En qué consiste la metodología del círculo de calidad?

Como lo mencionamos anteriormente, el círculo de calidad es una metodología que se puede usar al interior de todo tipo de organizaciones sin importar su tamaño o modelo operativo. Consiste en que un grupo de trabajadores de una misma área se reúne de forma voluntaria para buscar soluciones a problemas detectados en los procesos de su respectiva área o en sus propios puestos de trabajo.  Estos grupos de trabajo apoyan su labor en métodos estadísticos simples en donde se investiga, se proponen soluciones y se realiza un seguimiento de los problemas de calidad y productividad en una empresa. 

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¿Cuál es el objetivo de los círculos de calidad?

El objetivo de la metodología del círculo de calidad es mejorar la ejecución de las tareas cotidianas e involucrar a miembros de todos los equipos para que los directivos y tomadores de decisiones tengan una perspectiva más clara de la operación en cada una de las áreas, los aspectos a mejorar y el punto de vista de los trabajadores en cuanto a su propio bienestar y productividad. De igual manera, el círculo de calidad sirve para que los trabajadores tomen también conciencia de los problemas de la empresa y participen en su resolución. 

Los círculos de calidad basan su metodología en que las verdaderas causas de los problemas, en especial los de las áreas operativas, no son conocidas por los directivos o la gerencia de la organización. Este concepto aprovecha el conocimiento y experiencia de los trabajadores para hacer una construcción conjunta en beneficio de la empresa y sus trabajadores. 

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¿Cómo aplicar los círculos de calidad en negocios del canal horeca?

Al igual que en las demás organizaciones, los círculos de calidad son una gran herramienta para las cocinas profesionales y los demás establecimientos del canal horeca y la industria alimentaria. Los sistemas de gestión de calidad cada vez cobran más importancia dentro de los negocios de la industria gastronómica, y particularmente, en los que cuentan con atención al público. Como lo hemos mencionado anteriormente, los círculos de calidad permiten procesos de mejora constante dentro de las organizaciones y para el caso de las cocinas profesionales, el tema de calidad no solo concierne al sabor del producto o del menú; la calidad involucra todos los procesos operativos que se desarrollan alrededor de su elaboración.  

A continuación, les ilustramos con un ejemplo cómo se puede aplicar la metodología de los círculos de calidad en una cocina profesional:

METODOLOGÍA DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD:

1. Conformar el círculo de calidad 

Los círculos de calidad se apoyan en el principio de trabajo en grupo. Es por eso que el grupo de trabajo debe estar conformado por un grupo de máximo 10 trabajadores voluntarios de preferencia procedente de cada una de las áreas. Un grupo conformado por 5 miembros o menos no es funcional debido a que la tasa de ausentismo puede hacer que el círculo se vuelva improductivo.

Para conformar los círculos de calidad en los negocios del canal horeca o la industria de alimentos se recomienda que estos estén integrados por personas de todas las áreas. Además de los miembros provenientes de las áreas administrativas, es necesario que haya un representante por cada uno de los procesos que se realizan en el establecimiento. Para el caso de una cocina profesional lo ideal es tener personal de la zona de preparación, la zona de lavado, logística, almacenamiento, servicio al cliente, experiencia de usuario, etc. Entre más variados sean los perfiles que integran el círculo de calidad, más se enriquece la dinámica de trabajo

2. Establecer los horarios y frecuencia de las reuniones 

Lo ideal es que los círculos de calidad se reúnan una vez a la semana, de ser posible en un mismo horario. Se recomienda que las reuniones sean de una hora y que se respete la regularidad, el horario y la frecuencia. Para el caso de una cocina profesional, es muy importante que estás reuniones se realicen fuera de las horas de alto tráfico de trabajo. Las dinámicas que se desarrollan en los círculos de calidad no deben interferir por ningún motivo con las labores cotidianas de la cocina, es por eso que se deben buscar espacios en los que no se afecte el flujo de trabajo debido a la ausencia de los trabajadores que participan. 

3. Elegir una zona de trabajo adecuada 

Para que las reuniones de trabajo de los círculos de calidad se desarrollen de manera óptima es necesario que los equipos de trabajo se reúnan en un ambiente tranquilo de preferencia en sala de juntas o de reuniones fuera de la zona operativa. Para el caso de las cocinas profesionales y establecimientos del canal horeca es muy importante que estas reuniones se realicen en un espacio diferente al de la cocina o al área de producción. Se debe seleccionar un área que cuente con los recursos e infraestructura necesaria para ofrecer a los participantes un ambiente de trabajo adecuado. 

4. Seleccionar los problemas a tratar 

Uno de los objetivos de los círculos de calidad es aprovechar el conocimiento de los trabajadores de las diferentes áreas. Por eso, el primer paso es hacer una lluvia de ideas con los problemas que se quieren tratar, una vez seleccionados los problemas, se deben priorizar y programar un cronograma de trabajo. 

Los problemas en el flujo de trabajo de una cocina profesional son muy frecuentes, y en ocasiones, es muy difícil para la gerencia o la administración tener una idea de las causas que los originan. Es por esta razón que es de vital importancia escuchar a los trabajadores de cada una de las áreas de trabajo, para que desde su experiencia puedan aportar a la mejora de los procesos y aumentar la calidad del producto y la productividad operativa.  

5. Analizar las causas y las propuestas para solucionar el problema 

Una vez se decida cuál va a ser la problemática a tratar se debe hacer un análisis profundo del problema, sus causas y consecuencias. Es muy importante incluir en este análisis al personal, las áreas y los procesos involucrados en el problema a tratar y en su eventual solución. Luego de realizar este análisis y de evaluar las posibles soluciones se debe presentar una propuesta a la gerencia o a los directivos, según corresponda. 

Es muy importante tener en cuenta que, tanto las conclusiones de este análisis como las propuestas de solución, deben contemplar su impacto en la operación general, sus costos asociados, los beneficios a obtener y todas las consecuencias derivadas de su implementación. 

En muchas organizaciones se acostumbra dar algún incentivo o reconocimiento a los trabajadores para premiar su participación y motivarlos a continuar participando en los círculos de calidad. De igual manera, se recomienda que los trabajos realizados por los círculos de calidad sean difundidos en los medios de comunicación interna de la empresa para que todos los trabajadores puedan acceder a ellos. 

¿Por qué es importante la gestión de calidad en los establecimientos del canal horeca?