¿Cómo disminuir los costos ocultos en cocinas industriales y negocios del sector gastronómico?

Una eficiente gestión de costos es uno de los secretos para el éxito financiero de cualquier negocio, y los establecimientos del sector gastronómico no son la excepción. Los costos ocultos, como su nombre lo indica, son gastos que muchas veces permanecen ocultos y por eso son desconocidos o ignorados. Estos pueden afectar enormemente las finanzas y la productividad de cualquier establecimiento del sector Horeca y la industria de alimentos. Los costos ocultos pueden hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio.

¿Qué son los costos ocultos?

Los costos ocultos son, por definición, aquellos valores que no son evidentes y que, por lo tanto, no son tomados en cuenta en la planeación financiera de una empresa. En los negocios del sector gastronómico existen varios rubros que son difíciles de detectar y que incrementan los costos operativos y de producción de cualquier tipo de negocio. Por su naturaleza, los costos ocultos no están registrados en la contabilidad, y en consecuencia, se constituyen en una fuga de recursos que genera pérdidas y afecta la rentabilidad.

Es por eso que, una de las mayores preocupaciones de los chefs, administradores y gerentes de los establecimientos del sector food service, es identificar los costos ocultos con el fin de minimizarlos para aumentar la productividad y las ganancias del negocio. 

¿Cómo identificar los costos ocultos en el sector gastronómico?

Para identificar los costos ocultos en  cualquier negocio del sector horeca y la industria de alimentos, se debe realizar un profundo análisis de los procesos operativos en cada una de las áreas. La metodología japonesa de Lean manufacturing resulta de gran utilidad a la hora de establecer en qué actividades se están generando potenciales costos ocultos. Esta metodología, también denominada Lean Production, tiene como objetivo optimizar el sistema de producción y reducir o eliminar las actividades que no añaden valor. 

En Winterhalter queremos ser aliados estratégicos para el sector horeca y la industria de alimentos, por eso hemos diseñado está PLANTILLA PARA IDENTIFICAR COSTOS OCULTOS EN UNA COCINA PROFESIONAL para que la descargues GRATIS y puedas identificar costos ocultos usando la metodología Lean manufacturing. 

De acuerdo con esta metodología, los costos ocultos pueden identificarse en cualquiera de los siguientes 8 aspectos:

1. Productos defectuosos y desperdicios

En la industria de alimentos, y en especial, en los establecimientos del sector Horeca, son muy comunes las pérdidas debido a fallas en el proceso de preparación de alimentos. Por ejemplo, cuando en un restaurante se prepara un plato que no corresponde al pedido del cliente o que no cumple con sus expectativas, se debe preparar nuevamente y este tipo de desperdicio, si no es tenido en cuenta, se constituye en un costo oculto. 

Este caso típico de reproceso genera pérdida de tiempo, ingredientes, recursos y en ocasiones, se puede perder incluso hasta el cliente. 

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2. Sobreproducción 

Los costos ocultos derivados por la sobreproducción tienen que ver, como su nombre lo indica, con producir más de lo que se puede vender o más de lo que ha solicitado el cliente. El problema de la sobreproducción es que genera otro tipo de desperdicios como inventario muerto, pérdida de tiempo, recursos humanos, tecnológicos e ingredientes que se desperdician en una producción innecesaria. 

3. Espera y tiempos muertos 

Cuando no hay una estandarización de los procesos y del flujo de trabajo de los empleados, puede haber esperas y tiempos muertos en la producción. En el sector industrial es muy común que exista un tiempo de espera en la cadena de producción debido a un diseño ineficiente de las área de trabajo, a una mala coordinación de las actividades de la operación y a largos tiempos de preparación de los equipos o retrasos debido a la falta de mantenimiento. 

Por otro lado, en los establecimientos del sector Horeca suele pasar que mientras unos empleados tienen sobrecarga laboral otros permanecen quietos. Este tipo de desperdicio de tiempo genera pérdidas en la productividad del personal que permanece inactivo y, además, produce insatisfacción en los empleados con saturación de trabajo. La pérdida de tiempo es un factor que genera altos costos ocultos. 

4. Transporte interno y externo

Los costos ocultos relacionados con el transporte son una fuente de pérdidas que casi nunca es tenida en cuenta en las finanzas de un negocio. Cuando se trata de transporte externo, es muy importante que se planeen tiempos específicos de recogida, embalaje y entrega de material, y, además, es muy importante que se utilicen los vehículos a su máxima capacidad. 

El transporte y movilidad interna casi nunca es tenido en cuenta al momento de realizar la planeación de los espacios y el flujo de trabajo. Estos errores en el diseño de las áreas de trabajo pueden ocasionar largos trayectos y recorridos cruzados que generan pérdida de tiempo y entorpecen el flujo de trabajo en la operación. 

5. Inventario

No cabe duda de que el inventario es la columna vertebral de cualquier negocio. Una mala gestión del inventario es una de las principales fuentes de costos ocultos para los negocios del sector Horeca y la industria de alimentos. Sin unas buenas prácticas de almacenamiento es posible que los ingredientes y alimentos perecederos no siempre se utilicen antes de la fecha de caducidad y se conviertan en desperdicio. 

De igual manera, suele suceder que al momento de preparar una receta no se haga uso de todo un producto, por ejemplo, en una receta en la que solo se utilice la cáscara del limón, la pulpa podría convertirse en desperdicio en caso de no contar con una buena gestión de inventario. 

Las buenas prácticas para el almacenamiento de alimentos son claves para una correcta gestión del inventario, minimizar los desperdicios y  asegurar la inocuidad de los alimentos. Una mala gestión del inventario puede generar un alto índice de costos ocultos.

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6. Rotación de personal 

Los costos ocultos derivados de la rotación de personal pueden ser muy altos cuando se calculan todos los factores necesarios para la contratación y capacitación de nuevos empleados. Por lo general, los negocios de la industria de alimentos y el sector Horeca suelen tener un alto índice de rotación de personal debido a la naturaleza de los trabajos operativos que se realizan en una cocina profesional o planta de producción de alimentos. 

Una de las principales causas de rotación es el bajo nivel de motivación de los trabajadores, en especial, de quienes desempeñan funciones como el lavado manual de loza y utensilios. Este tipo de trabajo no tiene ningún tipo de motivación y en algunos casos puede generar un alto nivel de estrés, sobre todo en las horas de alto tráfico en los establecimientos con atención al público.

El lavado manual de loza es una de las mayores fuentes de costos ocultos, no solo por los altos índices de rotación de personal, sino también porque el lavado manual genera mayor consumo de agua y productos químicos. Adicionalmente, las roturas de vajilla y cristalería se constituyen también en pérdidas que se pueden evitar al automatizar el proceso de lavado. 

7. Exceso de procesamientos

Este es un tipo de costo oculto que ocurre cuando se agrega más valor a un producto del que es necesario o requerido por el cliente, y cuando se realizan tareas adicionales y reprocesos para completar una labor. Un claro ejemplo de esto, es el repaso manual para el secado de copas luego de que éstas salen del lavavajillas. 

Este es un reproceso que ocasiona una gran pérdida de tiempo, roturas constantes de cristalería y representa un riesgo de contaminación cruzada, ya que, los paños con los que se realiza el repaso para el secado pueden acumular gérmenes y bacterias. 

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8. Talento e ideas de los empleados 

El conocimiento de los empleados sobre los procesos en su área de trabajo es un recurso muy valioso al momento de identificar costos ocultos. Los trabajadores son quienes día a día están al frente de las labores operativas, por eso, son los que mejor conocen los proveedores, los clientes, los reprocesos y los aspectos a mejorar. Desaprovechar este conocimiento y experiencia es un grave error que se comete en la mayoría de negocios.

La metodología de los círculos de calidad es un sistema de gestión empresarial diseñado para escuchar a los trabajadores e involucrarlos en los procesos de mejora. Esta metodología resulta de gran utilidad para identificar fuentes de costos ocultos y encontrar soluciones a problemas en áreas específicas.  

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COSTOS OCULTOS EN EL ÁREA DE LAVADO

El área de lavado es una de las zonas de una cocina profesional en donde más se generan costos ocultos. Cuando el proceso de lavado de loza y utensilios se realiza a mano se produce un alto consumo de agua, productos químicos y tiempos de trabajo de los operarios. Adicionalmente, existe un alto índice de rotación de los trabajadores que realizan el lavado de loza manual, debido a los riesgos laborales que se derivan de esta labor y al alto grado de insatisfacción que genera este tipo de tareas.

Los lavavajillas industriales son una alternativa que permite: minimizar los costos ocultos en el área de lavado, aumentar la eficiencia en la operación de toda la cocina y mejorar la calidad de vida de los operarios encargados de esta labor, entre muchos otros beneficios. 

Con Winterhalter puedes simular la operación de tu zona de lavado y descubrir los ahorros potenciales en tiempo, agua y químicos, evidenciando así muchos de los costos que permanecen ocultos en la zona de lavado y no son tenidos en cuenta en la operación de establecimientos del sector Horeca y la industria de alimentos. 

Como dato relevante, nuestros lavavajillas industriales logran ahorros entre un 65% a 85% en el consumo de agua frente al lavado manual, además, nuestros químicos especialmente desarrollados permiten obtener resultados de limpieza perfectos con una baja dosificación.

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