Apps für Restaurants und Gastro: 7 Tipps

▶ Für die Kommunikation im Team. Vielleicht haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht: E-Mails sind für die Kommunikation im Team auf Dauer kein allzu brauchbares Mittel. In der Flut geht schnell etwas verloren. Auch WhatsApp & Co. kommen in Sachen Übersichtlichkeit schnell an ihre Grenzen. Eine gute Alternative stellen Instant-Messaging-Dienste wie Slack dar: Hier können verschiedene Channels wie z. B. »Küche« oder »Abendschicht« eingerichtet werden, die bestimmten Teammitgliedern zugänglich sind. Auch direkte Nachrichten an Einzelpersonen lassen sich versenden – und das sind nur zwei der vielen Funktionen, die eine zielgenauere Zusammenarbeit möglich machen. Kosten: Die Basisversion ist kostenfrei. Wer allerdings auf Nachrichten zugreifen will, die älter als 90 Tage sind und weitere Funktionen nutzen möchte, benötigt einen kostenpflichtigen Account (ab 6,25 EUR pro Monat, Stand: August 2023). Alternative: Microsoft Teams.

▶ Für Aufgaben und Prozesse. Was Slack für die Kommunikation, ist Trello für das Projektmanagement und die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben. In einer digitalen Tabelle werden die Tasks sowohl zeitlich (zum Beispiel nach Wochentagen oder Kalenderwochen) als auch nach Priorität oder einem anderen Kriterium gruppiert. Jeder Aufgabe können Personen zugewiesen werden und jeder Person bestimmte Aufgaben. Dabei ist es möglich, Fristen einzutragen, bis wann welche Dinge erledigt sein müssen. Auch Checklisten und wiederkehrende Aufgaben können angelegt werden. Damit ist Trello ein nützliches Tool für eine Vielzahl von Aufgaben: von den regelmäßigen To-dos über Projektarbeiten, die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle und den Ablaufplan für ein Catering bis hin zur Entwicklung einer neuen Speise- und Getränkekarte. Auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter lässt sich das Tool sehr gut verwenden. Kosten: Es gibt eine kostenlose Version sowie unterschiedliche Premium-Modelle mit erweiterten Funktionen ab 5 USD pro Benutzer und Monat (Stand: August 2023). Alternative: Stackfield.

▶ Für Notizen und Dokumente. Die Situation kennt wohl jeder: Man stolpert über einen interessant klingenden Fachbeitrag im Netz, hat aber gerade keine Zeit, um diesen zu lesen. Oder man sitzt im Café, blättert in einer Zeitschrift und entdeckt ein tolles Angebot. In diesen Fällen leistet Evernote wertvolle Dienste: Mit der App, die es auch für den Desktop-Rechner gibt, können Dinge für später einfach und schnell zwischengespeichert werden. Ein Beitrag wird »geclippt« oder ein Motiv abfotografiert, benannt und in einem Ordner gesichert – fertig! Das funktioniert bei Visitenkarten genauso wie bei einer guten Idee, die man auf der Speisekarte eines Restaurants entdeckt. Es kann sich dabei aber auch um eigene Notizen, Protokolle von Meetings oder den Entwurf eines Dokuments handeln. Mit Hilfe von Tags lassen sich alle gespeicherten Inhalte bestimmten Themen zuordnen und gruppieren – zum Beispiel »Foodtrends« oder »Service«. Praktisch: Dank der webbasierten Speicherung kann von überall aus auf die Inhalte zugegriffen werden. Kosten: Neben eines kostenlosen Accounts gibt es noch drei kostenpflichtige Tarife ab 8,33 Euro pro Monat (Stand: August 2023). Alternative: Dropbox Paper.

▶ Für das Qualitäts- und Hygiene-Management. HACCP-Dokumentationen sind für jeden gastronomischen Betrieb von zentraler Bedeutung und gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem werden sie häufig noch mit Stift und Papier durchgeführt – was das Risiko birgt, dass Fehler gemacht werden, nicht sorgfältig genug dokumentiert oder gar manipuliert wird. Ganz zu schweigen von dem zeitlichen Aufwand, den das Sammeln, Archivieren und Aufbereiten kostet. Zum Glück gibt es für die Dokumentation von Reinigungsplänen und anderer betriebsinterner Hygieneprozesse digitale Lösungen wie Flowtify: In der App können Zuständigkeiten festgelegt und Checklisten erstellt und signiert werden. Aufgaben werden automatisch wiedervorgelegt, wenn sie noch nicht erledigt wurden oder wenn sie erneut fällig werden. Auch für firmeninterne und -externe Audits im Rahmen des Qualitäts- und Hygienemanagements bietet Flowtify Lösungen an. Kosten: Es gibt eine kostenlose Testversion und ein Abonnement mit unterschiedlichen Preisplänen ab 29,99 $ pro Monat (Stand: August 2023). Alternativen: Firstaudit und Die-HACCP-App.

▶ Für die Dienstplanung und Zeiterfassung. Unterschiedliche Schichten, häufig wechselndes Personal, viele Teilzeitkräfte: In der Gastronomie wird die Planung und Koordination des Personals schnell zur echten Herausforderung. Digitale Tools zur Personalverwaltung wie gastromatic bieten hier deutliche Vorteile gegenüber Stift und Papier: Schichtpläne können einfach erstellt und mit wenigen Klicks geändert werden, Mitarbeiter haben über die App jederzeit Zugriff darauf und werden bei Änderungen in Echtzeit benachrichtigt. Neben den Arbeitszeiten sind auch Abwesenheiten und Resturlaubstage sichtbar, Wunscharbeitszeiten und Ereignisse wie Geburtstage oder Meetings können hinterlegt werden. Und, und, und. Kosten: Es gibt unterschiedliche Preispakete ab 59 Euro pro Monat (Stand: August 2023). Alternative: Personio.

▶ Für Brainstormings und kollaboratives Arbeiten. Wie können wir unsere Speisekarte attraktiver machen? Was wären neue Themen für unsere Social-Media-Kanäle? Welche Trends im Markt könnten wir für uns nutzen? Oftmals beginnt die Suche nach Antworten auf Fragen wie diese mit einem Workshop oder Brainstorming. Zwei Dinge sind dabei wichtig: Raum für Kreativität und ein System, mit dem man die kreativen Impulse, Fragen und offene Punkte sammelt, um beim nächsten Termin daran anschließen zu können. Genau dafür gibt es Miro. Dabei handelt es sich um ein großes digitales Blatt Papier, auf das virtuelle Notizen »geklebt« werden können und auf dem sich Aufgaben, Checklisten, Prozessabläufe und Mindmaps erstellen lassen. Für eine Brainstorming-Session ist es am besten, Miro in der Desktop- oder Desktop-App-Version zu nutzen. Die Smartphone-App ist ideal für das Ergänzen dieser Einträge von unterwegs. Kosten: Neben dem kostenlosen Account gibt es weitere Preispläne, die bei acht Dollar pro Mitglied und Monat starten (Stand: August 2023). Alternative: Conceptboard.

▶ Für das F&B-Management. Unterschiedliche betriebliche Prozesse gebündelt in einer einzigen App – von der Bestellung und dem Wareneingang über Rezepturen und Speisekartenerstellung bis hin zur digitalen Inventur: Das ist das Konzept hinter FoodNotify. Die Software für Gastronomie, Hotellerie, Gemeinschaftsverpflegung und Catering ist cloudbasiert und hilft dabei, Lebensmittelabfälle zu reduzieren und Kosten zu senken. Über das digitale Dashboard können Lagerbestände überprüft und bei Bedarf einfach und schnell angepasst werden – durch eine direkte Bestellmöglichkeit bei den hinterlegten Lieferanten. Mit unterschiedlichen Modulen kann der Funktionsumfang der App erweitert werden. Zum Beispiel für das Catering: mit detaillierter Ablaufplanung plus Menüerstellung auf Basis vorhandener bzw. zu bestellender Ware. Oder für das Controlling: Damit können Kennzahlen wie Bestellkosten oder Wareneinsatz abgerufen und Umsatzprognosen für die kommenden Tage und Wochen erstellt werden. Kosten: ab 99 Euro pro Monat (Stand: August 2023).