¿Cómo llevar un inventario en un restaurante?

¿Qué es un inventario?

El inventario es mucho más que un simple registro de activos y pasivos; es una herramienta fundamental para la gestión financiera y operativa de cualquier empresa, especialmente en el sector de la restauración. Al considerarse el documento de contabilidad más básico, el inventario proporciona una visión detallada del estado de los recursos tangibles de la compañía, que pueden ser utilizados para diversos fines, como producción, venta, alquiler o consumo interno.

En este informe, se registran no solo los productos disponibles en el almacén, sino también los materiales en proceso de producción, los productos terminados listos para la venta y cualquier otro activo que la empresa posea. Además, el inventario también incluye información sobre las deudas pendientes relacionadas con la adquisición de esos bienes, como facturas de proveedores o préstamos comerciales.

La importancia del inventario radica en su capacidad para proporcionar una visión clara y actualizada de los recursos disponibles en un momento dado. Esto permite a los gerentes y propietarios controlar y monitorear de cerca los bienes de la empresa, identificar cualquier escasez o exceso de stock, y tomar decisiones informadas sobre la producción, las compras y la logística.

Además, el inventario sirve como una herramienta predictiva invaluable al detectar de manera oportuna la necesidad de realizar pedidos adicionales o ajustar la producción para evitar que el stock se agote. Esta capacidad de previsión y planificación ayuda a reducir los riesgos de interrupciones en la cadena de suministro, garantizando así la continuidad de las operaciones y la satisfacción del cliente.

En resumen, el inventario es mucho más que una simple lista de productos; es una herramienta estratégica que proporciona información crítica para la toma de decisiones empresariales. Desde controlar los activos disponibles hasta anticipar las necesidades futuras, un inventario bien gestionado es esencial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio, especialmente en la industria de la restauración.

¿Por qué es importante una buena gestión del inventario?

Por su naturaleza, los negocios del sector horeca invierten gran parte de su presupuesto operativo en la compra de alimentos, bebidas y demás ingredientes necesarios para la elaboración de sus productos y menú. Llevar un control del inventario de un restaurante, bar o cafetería permite hacer un seguimiento de lo que se tiene en stock, en dónde se encuentra almacenado y en qué momento entran y salen los materiales. 

Este tipo de trazabilidad es muy importante para tener un control de la mercancía, generar reportes financieros y asegurar una óptima operación en el establecimiento. No tener suficiente inventario al momento de vender al cliente afecta la reputación del negocio y las ventas. La gestión del inventario de un restaurante, bar o cafetería varía de acuerdo con su menú y su modelo operativo.

En general, sin importar el tipo de negocio el objetivo de una buena gestión del inventario es disponer siempre de ingredientes necesarios para todos los pedidos de los clientes durante una jornada de servicio. Una óptima administración del inventario también permite bajar los costos y determinar qué platos y bebidas tienen una mejor rentabilidad.

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Buen inventario, buena administración

Te preguntarás, ¿para qué funciona contar con un inventario exhaustivo para mi restaurante, bar o cafetería? Aquí las ventajas de contar con este reporte para tu negocio culinario:

• Garantiza la existencia de insumos necesarios para la elaboración de los platos y bebidas del menú. 
• Permite medir el desempeño financiero de cualquier negocio, ya sea un restaurante, bar o cafetería. 
• Trazabilidad de los suministros que entran, que salen y los que hay en existencia.
• Permite determinar la rentabilidad y los costos para cada plato o bebida.
• Ayuda a evitar pérdidas por hurto. 
• Permite calcular el stock necesario para cada plato o producto.
• Ahorra costos y disminuye el desperdicio de alimentos.

Inventario de un restaurante: Cómo hacerlo paso a paso

1. Almacena correctamente los ingredientes e insumos

La correcta gestión del almacenamiento de alimentos es una piedra angular en la operación de cualquier restaurante, no solo por su impacto en la calidad de los productos servidos, sino también por su relevancia en la salud y seguridad de los consumidores, así como en la reducción del desperdicio alimentario.

Al seguir las buenas prácticas de almacenamiento de alimentos, se establece un sistema eficiente que garantiza la frescura, calidad y seguridad de los ingredientes utilizados en la preparación de los platos. Esto implica varios aspectos clave:

Seguridad alimentaria:

Mantener los alimentos almacenados adecuadamente es fundamental para prevenir la contaminación cruzada, el crecimiento de bacterias y la proliferación de enfermedades transmitidas por alimentos. Se deben almacenar alimentos crudos separados de los cocidos, mantener una temperatura adecuada en los refrigeradores y congeladores, y asegurar que los recipientes estén limpios y sellados correctamente para evitar la contaminación.

Rotación de inventario:

Implementar un sistema de rotación de inventario es esencial para garantizar que los productos más antiguos se utilicen primero, minimizando así el riesgo de que los alimentos caduquen o se deterioren. Esto implica etiquetar los productos con la fecha de recepción y utilizar el principio de "primeros en entrar, primeros en salir" (PEPS) para asegurar que los productos frescos se utilicen antes de que se deterioren.

Organización del espacio:

Mantener un espacio de almacenamiento limpio, ordenado y bien organizado facilita la identificación y acceso a los ingredientes necesarios, reduciendo el tiempo de búsqueda y minimizando el riesgo de errores en la preparación de los pedidos. Además, se deben designar áreas específicas para diferentes tipos de alimentos (por ejemplo, áreas separadas para productos secos, refrigerados y congelados) para evitar la contaminación y facilitar la rotación del inventario.

Control de plagas:

Implementar medidas de control de plagas es crucial para proteger los alimentos almacenados de insectos, roedores y otros organismos no deseados que puedan contaminarlos o dañarlos. Esto incluye sellar adecuadamente los puntos de entrada, mantener una limpieza regular y utilizar trampas y productos repelentes según sea necesario.

2. Define un cronograma y designa a los encargados 

Establecer la frecuencia y la metodología con la que se va a realizar el inventario de un restaurante, bar o cafetería, depende de la naturaleza de cada negocio. Lo ideal es hacer un seguimiento más frecuente a los productos perecederos, a los más consumidos y a los más costosos. Por ejemplo, para el caso de los bares y barras de licores se recomienda hacer un inventario con más frecuencia de las bebidas más costosas. 

De acuerdo con la naturaleza de cada negocio, se debe realizar el inventario con una periodicidad semanal, quincenal  o mensual y se deben definir unas fechas fijas. De la misma manera, se deben designar a los encargados de realizar el inventario. Para una correcta metodología en el proceso de inventario de un restaurante, bar o establecimiento del sector gastronómico, es muy importante que estén presentes el chef o alguno de sus ayudantes y algún delegado del área administrativa. 

3. Sigue el método PEPS: Primero en entrar, primero en salir 

La correcta organización de los alimentos en un restaurante, bar o cafetería es una práctica imprescindible para garantizar la seguridad alimentaria, minimizar el desperdicio y asegurar una experiencia culinaria de calidad para los comensales.

Cuando se trata de gestionar el inventario de alimentos, es esencial priorizar el uso de los productos con fechas de vencimiento más próximas. Esta práctica, conocida como "principio primero en vencer, primero en salir" (PEPS), tiene varias ventajas clave:

Minimización del desperdicio:

Al utilizar primero los productos que están más cerca de su fecha de vencimiento, se reduce el riesgo de que los alimentos se echen a perder antes de ser utilizados. Esto no solo ayuda a minimizar el desperdicio de alimentos, sino que también optimiza el uso de los recursos del restaurante y reduce los costos asociados con la reposición constante de inventario.

Garantía de inocuidad alimentaria

 Al priorizar el uso de productos frescos y de alta calidad, se asegura que los platos servidos a los clientes cumplan con los estándares de seguridad alimentaria. Utilizar alimentos que están cerca de su fecha de vencimiento puede aumentar el riesgo de contaminación bacteriana y deterioro, lo que podría poner en peligro la salud de los comensales. Por lo tanto, seguir el principio de PEPS ayuda a garantizar la seguridad y la inocuidad de los alimentos servidos en el restaurante.

Optimización de la gestión de inventario:

Organizar los alimentos según su fecha de vencimiento facilita el seguimiento y la gestión del inventario. Los empleados pueden identificar rápidamente los productos que deben utilizarse primero, lo que simplifica el proceso de preparación de pedidos y minimiza la posibilidad de errores. Además, esta práctica ayuda a mantener un flujo de trabajo eficiente en la cocina, lo que contribuye a una operación más suave y rentable en general.

4. Cómo hacer un inventario de restaurante en excel

Actualmente existen múltiples softwares y aplicaciones para administrar el inventario de un restaurante, bar o cafetería de forma automatizada. Por medio del sistema POS es posible rastrear el uso del inventario en un restaurante, bar o cafetería, sin embargo,se recomienda realizar siempre un inventario manual, ya que, este tipo de sistemas  no tiene en cuenta otras fuentes de pérdida como el deterioro, el desperdicio y el hurto.

Para lograr una mejor trazabilidad del inventario se recomienda diseñar un plantilla en una hoja de cálculo fácil de utilizar para facilitar el proceso a los empleados y el respectivo seguimiento. Esta plantilla también se puede utilizar para alimentar los datos del POS. 

Es fundamental que la plantilla incluya los siguientes datos básicos:

• ID o Código
• Categoría
• Ubicación 
• Producto
• Unidad
• Cantidad 
• Costo unitario
• Valor en inventario

Si bien te damos las pautas para que puedas crear tu inventario desde cero, sabemos que hacerlo puede tomar tiempo valioso que podrías destinar a otras tareas y actividades de tu operación, es por eso que hemos creado una plantilla gratuita para que puedas gestionar el inventario de tu restaurante, bar o cafetería.

5. Calcula el inventario existente

Una vez diligenciada la plantilla, se puede determinar el inventario existente y realizar los pedidos necesarios a los proveedores para garantizar la producción durante el periodo de tiempo definido. Con esta información, es posible determinar de una manera más acertada los costos y la rentabilidad de cada plato o bebida. 

Un conocimiento preciso del inventario existente, permite optimizar la oferta y los procesos para aprovechar al máximo los recursos y asegurar el éxito de un restaurante, bar o cafetería. 

La gestión del inventario en un restaurante es una tarea fundamental que impacta directamente en su éxito y rentabilidad. Desde garantizar la frescura y seguridad de los alimentos hasta optimizar los costos y minimizar el desperdicio, un inventario bien administrado es la clave para una operación eficiente y exitosa en la industria gastronómica.

Al seguir las prácticas recomendadas, como la correcta organización del espacio, la implementación del método PEPS y el uso de herramientas como hojas de cálculo, los propietarios y gerentes pueden asegurar una gestión efectiva del inventario que contribuya al crecimiento y sostenibilidad de su negocio.

En última instancia, invertir tiempo y recursos en una gestión adecuada del inventario es una inversión en el éxito a largo plazo de cualquier restaurante, bar o cafetería.